À quoi s'attendre avec les services d'impression gérés ?

03/10/2019

 

Vos imprimantes jouent un rôle important dans la transformation numérique de votre organisation.
 
Il est donc grand temps de repenser la gestion de votre environnement d’impression et voici cinq points à prendre en compte.
Les nouvelles imprimantes multifonctions intelligentes ont un rôle primordial à jouer dans la transformation numérique. Elles rendent vos employés plus productifs, vos processus plus efficaces et vos données plus sécurisées.
 
C’est pourquoi les entreprises doivent et devraient demander plus à leurs fournisseurs de services d’impression gérés (MPS) - pour fournir le niveau de support requis par leurs nouveaux assistants numériques. 
 
Afin de vous assurer que vos services d’impression gérés reçoivent le soutien approprié, il est essentiel de comprendre ce qu’ils peuvent offrir et comment ils seront fournis.
 
Alors, que doit vous fournir votre fournisseur de services d'impression gérés?
 
Cela se résume à ces cinq points:
 
 
     1. Les bons outils de travail
 
Votre fournisseur de services d'impression doit proposer une suite complète d'outils couvrant les imprimantes, les consommables et la gestion des services. 
Pour commencer, vos MPS devraient vous offrir:
 
  • La gestion et l’intégration de services tiers
  • La gestion du centre d'assistance
  • La surveillance et la gestion des fournitures
  • L’enregistrement et l’audit des transactions
 
Mais ce n'est pas tout. Le bon fournisseur proposera également des services à valeur ajoutée qui amplifient les capacités de vos imprimantes multifonctions, avec une prise en charge de l’automatisation des processus, de la gestion de contenu, de la connectivité mobile et le Cloud, ...
 
     2. Des Normes et une sécurité élevées
 
Les piratages et les violations ne sont pas toujours dus aux pirates informatiques ou expliqués par des cyber-attaques; cela peut être quelque chose d'aussi simple que de laisser une feuille dans le bac de l'imprimante!
 
Les imprimantes multifonctions devenant de plus en plus intelligentes et complexes, elles sont de plus en plus exposées aux violations de la sécurité, qu’elles proviennent de sources internes et externes.
 
Ces nouvelles menaces rendent d'autant plus importante la recherche d'un fournisseur de services MPS capable de fournir des normes de sécurité élevées.
Les bases d’une infrastructure MPS sécurisée incluent la prévention des intrusions, la détection de périphériques et la protection des documents et des données. Mais les meilleurs fournisseurs offrent également des niveaux de protection supplémentaires grâce à l'analyse de l'utilisateur et à la technologie de prévention de la fraude.
 
 
     3. De la visibilité quand vous en avez besoin
 
Bien que votre fournisseur de MPS gère l’essentiel de la gestion de votre infrastructure d’impression, votre équipe devra, de temps en temps, davantage s’impliquer. Cela nécessite une solution MPS qui vous donne une vue opérationnelle de la performance de votre environnement d’impression et de ses améliorations possibles.
 
Certains fournisseurs de MPS proposent un portail dans lequel les informations de votre environnement sont consolidées dans un tableau de bord convivial, vous offrant une visibilité complète de toutes vos imprimantes connectées.
 
Vous devriez chercher:
 
  • Des graphiques qui affichent en un coup d'œil les emplacements et l'état des imprimantes
  • Des liens vers les systèmes de reporting
  • Un accès aux rapports d'incident, aux commandes de fournitures, à l'installation du pilote et à d'autres services
  • Un accès facile aux manuels et autres informations pour vos imprimantes. N'oubliez pas qu'un portail MPS devrait faciliter la surveillance des consommables, la gestion des incidents et les données d'utilisation. Tout cela peut vous aider à optimiser votre environnement d'impression.
 
 
     4. Des réflexions qui conduisent à une optimisation continue
 
Une solution de services d'impression gérés consiste à extraire la valeur maximale de votre environnement d'impression. Votre fournisseur MPS générera et collectera d'énormes quantités de données opérationnelles à partir de vos imprimantes en réseau. Les réflexions tirées de ces données offriront une occasion unique de rationaliser votre infrastructure et vos flux de travail.
 
Vos services de gestions des impressions MPS peut générer les rapports suivants:
 
  • Quelles imprimantes sont les plus utilisées et quand est-ce qu’elles le sont.
  • À quelle vitesse le papier, l'encre et le toner sont-ils utilisés
  • Quels sont les processus qui consomment le plus de papier
  • Quelle est l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement en papier, en encre et en toner
 
Plus vous en savez sur vos imprimantes et sur leur utilisation, plus vous avez de possibilités d'optimisation. 
 
Par exemple, si vous connaissez les processus d'impression qui utilisent le plus de papier, vous pouvez numériser ces processus pour améliorer l'efficacité et réduire vos coûts.
 
Recherchez des services MPS proposant des rapports normalisés et personnalisables pour permettre à votre équipe puisse de se concentrer sur les données qui les intéressent. Vos MPS devraient également vous offrir la possibilité d'exporter les rapports et les données sous différents formats afin de pouvoir les partager avec les intervenants concernés.
 
 
 
     5. Un service à une plus grande échelle et même à l’échelle internationale
 
Pour de nombreuses entreprises, l'environnement d'impression peut s'étendre sur plusieurs sites, villes et même pays. 
 
Cela signifie que les services MPS doivent pouvoir fournir un service cohérent à l'échelle régionale, nationale et même mondiale.
 
La plupart du temps, une solution prête à l'emploi ne conviendra pas à un déploiement mondial: votre fournisseur de services MPS doit pouvoir contextualiser l'offre sur vos différents sites, vous offrant ainsi le même niveau de service, où que soient vos bureaux.
 

 

Vos prochaines étapes
 
Utilisez ces cinq critères pour évaluer les partenaires potentiels des services d'impression gérés. Ce choix est important, vous devez donc vous assurer de couvrir les bonnes bases.
 
Avec le bon partenaire MPS, vous pourrez être sûr(e) de tirer le meilleur parti de votre infrastructure d’impression et de vous concentrer sur les tâches qui importent le plus pour votre entreprise et votre activité.