5 comportements qui affectent la sécurité des documents

27/09/2019

 

Même les plus petites entreprises commencent à se rendre compte que la sécurité des documents est importante.
Mais bien que la plupart des histoires sur les atteintes à la sécurité dont nous entendons parler se concentrent sur les attaques visant les gouvernements ou les grandes entreprises et se concentrent sur les cyber-hackers et pirates, les menaces les plus courantes sont beaucoup moins excitantes et beaucoup moins médiatiquement exposées… 
 
En pratique, il existe des moyens extrêmement simples de perdre des fichiers sensibles lorsque vous avez la malchance d’utiliser le mauvais type d’imprimante.
 
 
 
  • 1. Laisser par exemple ses fichiers dans le bac de l'imprimante
Vous connaissez cette pile de documents dans le bac de votre imprimante? 
En y pensant, on l’associe directement à du gaspillage. Mais c’est surtout à la menace que ça représente pour vos données que l’on devrait penser! 
 
Dans cette pile, il est possible d’y trouver l’analyse de la paie de quelqu’un de vos collaborateurs, les données relatives à vos clients ou les plans financiers et la stratégie de votre entreprise.
Si vous ne voulez pas que ces informations traînent juste devant vous, assurez-vous que votre imprimante est suffisamment intelligente pour authentifier vos utilisateurs avant d’imprimer leurs documents.
 
Vous recherchez une imprimante plus intelligente? 
Renseignez-vous sur l’imprimante couleur Xerox® VersaLink® C400
 
 

 

  • 2. Ou bien envoyer des fichiers sans les protéger par un mot de passe
 
Vous devez numériser un fichier et l'envoyer à votre collègue. Vous devez faire vite, vous numérisez donc très rapidement le document en question et l’envoyez mais par inattention vous le faites parvenir à la mauvaise personne (qui ont le même prénom ou leurs adresses mail se ressemblent…)
 
Vous auriez pu éviter une telle situation si vous utilisiez une imprimante qui vous aide à protéger les fichiers par mot de passe. Lien pour une autre ConnectKey.
 
 
 
  • 3. Enregistrer les fichiers sensibles dans un dossier non sécurisé
Lorsque quelqu'un doit numériser un document, pour le sauvegarder dans le Cloud, il faut au préalable, enregistrer ce fichier numérisé quelque part.
Cela peut être sur l’ordinateur de bureau ou dans un dossier local.
 
Mais généralement, on oublie de le supprimer après l'avoir copié sur Dropbox, Google Drive ou ailleurs et c’est là où réside le problème.
 
Il faut s’assurer de disposer d’une imprimante suffisamment intelligente pour enregistrer automatiquement les fichiers de vos utilisateurs sur le cloud sans avoir à laisser traîner des fichiers sensibles.
 

 

  • 4. Demander à quelqu’un d’autre de l’imprimer pour soi
Parfois, les travailleurs distants ont besoin d'imprimer quelque chose avant d’arriver à leur bureau. Le moyen le plus évident et le plus courant consiste à demander à quelqu'un d'autre d'imprimer leur fichier.
 
Cette personne pourrait intentionnellement ou pas, consciemment ou pas, sauvegarder ce fichier sensible dans un endroit peu sûr, ce qui pourrait causer des problèmes au propriétaire du fichier.
 
Si votre imprimante prend en charge l’impression mobile, vos travailleurs mobiles n’auront pas besoin de passer par quelqu'un d’autre pour imprimer leurs fichiers. Et tout le monde évitera donc tout éventuel problème.
 
Voulez-vous numériser et copier? Imprimante multifonction couleur Xerox® VersaLink® C405
 
 
 
 
  • 5. Laisser les données sur le disque dur de l’imprimante
 
Vous ne pensez probablement pas que votre imprimante est un ordinateur. Mais les imprimantes les plus intelligentes, à l’image des imprimantes et multifonctions Xerox® équipés de la technologie ConnectKey® , ont des disques durs et sont au cœur du processus de circulation de l’information au sein de votre entreprise.
 
Il faut donc impérativement veiller à ce que votre imprimante écrase automatiquement son propre disque dur. Plus important encore, assurez-vous que le disque de l’imprimante soit bien crypté.
 

 

Il est évident qu’aucune entreprise ne veut perdre ses informations sensibles et vous ne voulez sûrement pas les perdre à cause d’une simple erreur facilement évitable!
 
Vous pouvez vous épargner cette gêne en vous équipant avec une imprimante plus intelligente, dotée de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour sécuriser le flux d'informations et bien plus encore.
 
Et toute cette intelligence pourra aider vos utilisateurs à travailler eux-mêmes d’une manière bien plus intelligente.
 
Assurez la sécurité de vos documents et de vos données avec la technologie Xerox® ConnectKey®
 
La sécurité de l'information est une priorité absolue pour toutes les entreprises quel que soit leur taille. C’est pourquoi beaucoup d’entreprises comptent sur la technologie
Xerox® ConnectKey®  pour se protéger. 
 
Les gammes AltaLink® & VersaLink® de Xerox® proposent les imprimantes et les multifonctions les plus intelligents que vous puissiez trouver sur le marché…
 
Vous pouvez nous contactez pour savoir comment nous offre peut vous permettre d’améliorer votre productivité, votre mobilité et, par-dessus tout, votre sécurité. GES