Gestion de documents pour les travailleurs mobiles

11/10/2019

 

Nouveaux besoins pour un nouveau monde de défis...
 
Il y a maintenant plus d'appareils mobiles dans le monde que d'individus, ce qui signifie que notre façon de vivre - et par conséquent notre façon de travailler - est en plein changement radical.
En dépit de la liberté retrouvée grâce aux téléphones portables, tout ce qui dépasse la communication classique est difficile lorsque vous êtes constamment en déplacement. La promesse de la mobilité du travail de n'importe où nous permet d'envoyer des e-mails depuis l'aéroport et de prendre des appels depuis la voiture, mais cette commodité vient souvent avec une complication supplémentaire. 
 
Il est donc absolument essentiel que le mode de travail mobile soit simple et que les flux de travail soient réduits au moindre nombre d'étapes pour assurer une efficacité maximale. La mobilité ne signifie rien en cas de rupture du flux et de la collaboration, lorsque votre processus est trop difficile
 
 
Profil du travailleur mobile d’aujourd’hui:
 
  • Il/Elle dispose d’un bureau principal, qui peut même être un bureau à domicile et travaille aussi ailleurs…
  • Ce travailleur mobile se déplace dans l'entreprise (ses antennes ou ses différents locaux), chez les clients et les fournisseurs, aux niveaux local, national et international
  • Il ou elle passe la majorité de la moyenne de sa journée de travail dans des réunions, en personne, en vidéo conférence ou au téléphone avec ou sans partage d'écran.
  • Le travailleur mobile interagit avec des personnes situées à différents endroits et dans différents fuseaux horaires par courrier électronique, vidéo et messagerie instantanée.

 

Comment le travailleur mobile d’aujourd’hui veut gérer ses documents…
 
… Et ce dont ils ont besoin pour faire le travail...
 
Votre travailleur mobile peut profiter de la liberté associée à la mobilité mais il a toujours des attentes. Il est habitué à une expérience de bureau « câblée » où les besoins sont satisfaits instantanément lors de l'envoi de fichiers par e-mail, de la numérisation ou de l'impression de documents confidentiels. Être mobile ne change pas cela! 
 
Les travailleurs mobiles ont toujours besoin que leur technologie s’intègre de manière transparente aux appareils mobiles et aux applications cloud qu’ils utilisent maintenant régulièrement pour
faire leur travail.
 
Faire en sorte que la mobilité fonctionne pour vous et votre équipe.
 
Les travailleurs mobiles doivent faire ce que leurs pairs font à leur bureau en disposant simplement de son téléphone ou de sa tablette dans un endroit encombré. Les formulaires doivent être remplis, les contrats signés et/ou les documents examinés, approuvés et classés. 
 
Cela nécessite une infrastructure permettant une intégration transparente avec les appareils mobiles et les applications cloud utilisées par les travailleurs mobiles. Votre succès dépend de la possibilité de créer un environnement mobile et Cloud dans lequel les processus prennent en charge non seulement la mobilité mais également la collaboration entre tous les membres de l'équipe, qu'ils soient internes ou distants. La flexibilité et la liberté de mobile et le Cloud peuvent et doivent permettre à votre équipe de travailler comme il le faut.
 
Les services de stockage dans le Cloud tels que Dropbox et les outils de productivité tels que Google Apps for Business et Microsoft Office 365 offrent des moyens plus intelligents de collaborer, de communiquer et d'évoluer en fonction de la croissance des entreprises. Et les avantages sont plus qu'abondants: un accès plus rapide et plus facile aux documents et aux informations et une meilleure communication pour les membres des équipes mobiles et sur site, entraînant une productivité accrue.
 
Dans cet petite analyse, nous présenterons deux scénarii de travail mobile qui mettent en lumière la nature du travail mobile pour montrer à quel point les informations et la collaboration peuvent facilement s'écouler en dehors du bureau.
 
«L'ère du PC est terminée. Les employés deviennent de plus en plus mobiles et cherchent des moyens de rester connectés chaque fois que du travail doit être accompli.» 
Phil Redman, Vice-Président Recherche, Gartner
 

 

Cas 1: Donner aux travailleurs de l'immobilier leur espace.
 
La situation:
Dans de nombreux cas, la réglementation exige que les agents déposent un enregistrement sur papier des déclarations de propriété du client pour pouvoir y accéder à partir de différentes succursales. Cependant, le processus de classement sur papier est manuel, prend du temps, est sujet à des erreurs et limite les accès rendant ainsi difficile le partage de fichiers clients.
 
 
La solution:
Les agents peuvent créer un archivage électronique avec notifications par e-mail via une application de numérisation multi-destinations personnalisée sur l'imprimante multifonction Xerox®. Les documents électroniques peuvent être envoyés dans un dossier dédié sur le réseau ou dans le cloud pour chaque liste de clients, avec la possibilité de saisir l'ID de déclaration de propriété du client en tant que nom de fichier et le destinataire de l’e-mail. 
Donner leur espace aux travailleurs de l'immobilier.
 
Le résultat:
Le flux de travail numérisé a augmenté la productivité tout en réduisant les erreurs pour les agents immobiliers
Des notifications rapides par courrier électronique à l'intention des destinataires et des collègues ont permis de réduire le délai de fermeture et correspondre ainsi aux exigences réglementaires…
Cette situation de flux de travail mobile a modelé une transaction commerciale transparente. La technologie était en place pour répondre à la situation et aux défis de l’agent, en prenant en charge les besoins de stockage et de partage de documents nécessaires.
 

 

Cas 2: Travailler tous ensemble: collaboration d'équipe à distance
 
Même avec les solutions numériques, plus du tiers des processus sont basés sur des documents. Cela signifie que l'intégration de processus papier à vos solutions mobiles et collaboratives est essentielle pour votre entreprise. 
 
Une collaboration efficace signifie que les projets évoluent à la vitesse requise par la concurrence: les documents sont rapidement envoyés aux boîtes mails et les documents à signer sont imprimés à temps. Tout le monde est coordonné et la synergie est fluide.
 
La situation:
Les membres de l'équipe de projet dans différents bureaux à travers le monde utilisent Office 365 pour stocker la documentation de projet qui commence en format papier. 
Mais pour prendre des décisions rapides, les membres de l'équipe ont besoin d'un accès immédiat aux fichiers de projet, avec la possibilité de rechercher des sujets spécifiques et une information stockée par d'autres membres de l'équipe.
 
 
La solution:
Les documents sont maintenant numérisés sur le MFP avec des identifiants uniques et stockés dans des dossiers liés à chaque équipe de projet. Ainsi les membres de l'équipe glissent simplement un badge sur l'appareil et ils seront connectés à leur dossier respectif dans Office365. Les fichiers de projet sont stockés de manière pratique en format PDF ouvert pour permettre la recherche de texte intégral. Les documents peuvent également être imprimés à partir des dossiers de l'équipe via des appareils mobiles.
 
Travailler tous ensemble: Collaboration d'équipe à distance.
 
 
Le résultat:
L'équipe de projet a respecté les délais
Augmentation de la productivité, de la collaboration en plus de la satisfaction de l'équipe
Les dossiers de projets assurés étaient accessibles en format numérique
Cette situation de travail mobile impliquait un travail d'équipe sans faille où il n’y a pas de problème et où la communication était optimale.
 
 
 
Faites de votre force de travail mobile une force sur laquelle il faut compter!
 
Lorsque l’impression et la numérisation font partie intégrante de chaque journée de travail de votre équipe mobile, vous souhaitez que ces tâches soient rapides, intuitives et surtout simples à utiliser.
Il est essentiel que vos flux de travail soient configurés de manière à optimiser vos documents. 
Grâce aux applications personnalisées de l’écran de commandes du MFP ou aux options d'impression mobile connectées au cloud qui vous permettent d'imprimer de n'importe où, Xerox va vous aider.
 

 

À propos de Xerox®
 
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