Processus, innovation, automatisation et transformation

19/04/2019
 
À la fin du 19ème siècle et au début du 20ème, pour se chauffer, il fallait utiliser du charbon, allumer le feu et faire plusieurs allers-retours pour attiser le feu et s’assurer de rester au chaud. Plus tard, des ajustements ont été apportés pour permettre le contrôle et la distribution de la chaleur dans tout le bâtiment afin que toutes les pièces soient bien chauffées.
Il s’agissait d’un processus manuel, bien loin de l’utilisation du thermostat mural pratique disponible aujourd'hui.
 
C’est grâce à l’innovation que nous bénéficions du confort et de la facilité d’utilisation d’un bouton ou d’un cadran. Cette innovation a été conduite par Warren Johnson, un professeur du Wisconsin à la fin des années 1870. Johnson était tellement énervé de devoir trouver le concierge pour régler la fournaise du bâtiment chaque fois que sa salle de classe devenait trop froide qu’il en est arrivé à inventer le premier thermostat électrique qui sonnait automatiquement comme une sonnerie pour lui demander de régler la fournaise. Cette nouvelle technologie a transformé ce qui était autrefois un processus manuel continu en quelque chose qui a changé notre façon de vivre et de travailler.
 
Au fil des années, de nouvelles technologies et innovations ont amélioré les fonctions du thermostat afin qu’il puisse désormais contrôler la chaleur, le refroidissement, l’humidité, ... Les réglages peuvent être effectués par appareil mobile ou voix et même par le thermostat lui-même après avoir appris seuls les meilleurs réglages à utiliser. Le résultat est le même: le confort dans n'importe quelle pièce d'un bâtiment à tout moment. Mais l'efficacité, la fiabilité et la réduction des coûts énergétiques de l'ensemble du processus se sont considérablement améliorées depuis 1870.
À l'instar de M. Johnson, les entreprises sont aujourd'hui plus que jamais confrontées à des processus manuels fastidieux et à la manière de les améliorer par l'automatisation. Ajouter de nouvelles technologies numériques innovantes ou appliquer les technologies actuelles de manière innovante peut aider à atteindre les résultats commerciaux plus efficacement, à améliorer l'expérience des clients, à accroître la productivité et à réduire les coûts.
 
 
L'ère de la transformation numérique continue de gagner en vitesse, plus de 80% des entreprises estiment que la transformation numérique est importante ou très importante et 75% estiment que l'automatisation des processus est une tâche indispensable dans les entreprises. Il est vrai que l'amélioration des processus est essentielle pour la transformation numérique et l'amélioration de l'expérience client.
Des innovations technologiques numériques dans l'écosystème de ressources de flux de travail ont déjà été appliquées pour automatiser de nombreux processus métier essentiels. Selon AIIM – L’Association of the Information Intelligent Management, les principaux processus automatisés sont les suivants:
  • Créditeurs / Créanciers
  • RH, recrutement, intégration
  • La gestion des contrats
  • La gestion des dossiers
  • Juridiques
  • Documentation technique
Pourtant, les deux tiers des entreprises déclarent que moins de la moitié de leurs processus sont automatisés. De nouvelles innovations facilitent la configuration, le déploiement et l'utilisation de l'automatisation des processus et rendent l'automatisation des processus accessible aux petites et moyennes entreprises (PME). La transformation numérique et l'automatisation des processus représentent un avenir prometteur pour les clients et une occasion claire pour les professionnels de la vente.
 
Le processus d'innovation en automatisation
 
Lors de l’automatisation et de la transformation numérique d’un processus, les étapes de base impliquées sont les suivantes:
  1. Capture des données contenant les informations requises par le processus.
  2. Extraction des informations requises pour faire avancer le processus.
  3. Validation des informations extraites conformes.
  4. Action sur les informations pour atteindre le résultat souhaité.
Le matériel, les logiciels / services et les personnes font partie d’au moins si ne n’est de toutes ces étapes et travaillent ensemble pour influer sur l’ensemble du processus. Les innovations dans chacun de ces domaines contribuent à rendre l’automatisation fluide et efficace.
 
Matériel
 
Les scanneurs et les MFP jouent leur rôle principal dans l'étape de capture de l'automatisation du flux de travail. Les documents papier continuent de représenter 56% des documents traités pour les processus de flux de travail. Bien que les scanners mono-fonctions soient utilisés la plupart du temps pour cette étape de capture, les périphériques multifonctions sont utilisés 33% du temps comme périphérique de capture et cette utilisation est en ascension.
 
L'innovation dans le MFP lui-même a maintenant introduit la numérisation vers le courrier électronique, la numérisation vers des dossier (et plus encore), la conversion de documents et la possibilité d'ajouter des métadonnées en tant que fonctions standard ou facultatives au périphérique. Cependant, les applications de capture tierces restent importantes et 35% des entreprises déclarent avoir intégré des solutions logicielles de numérisation / capture / flux de travail à leurs périphériques d'impression de groupe de travail partagés.
 
La connectivité au Cloud a permis aux MFP de numériser et d’imprimer à partir de divers services en nuage tels que Google Drive, Dropbox, Evernote, One Drive, ..., ainsi qu’en établissant une connexion avec les services d’automatisation de workflow basés sur le cloud. De nombreux fabricants ont introduit des magasins d'applications ou des marchés où les applications de numérisation, entre autres applications, peuvent être facilement téléchargées et installées sur le MFP pour une automatisation simple et rapide des flux de travail.
 
Quelles innovations d’un MFP pourraient venir à l’avenir pour améliorer l’étape de capture du processus?
  • Intelligence intégrée pour indexer / classer les documents automatiquement et les acheminer vers la prochaine étape du processus sans intervention du logiciel de capture d'utilisateur ou de tiers
  • L'apprentissage automatique (Machine Learning ML) qui permettra à l'appareil d'apprendre au fil du temps comment traiter et acheminer un document en fonction des données qu'il contient et de son contexte.
  • Le traitement du langage naturel (Natural Language Processing NLP) autorisera les commandes de périphérique à conversation vocale
  • Plus d'intégration ou de partenariats avec des services de cloud pour fournir des applications spécifiques de processus verticaux et commerciaux
 
Logiciel et Cloud
 
Le logiciel est clairement utilisé dans la phase de capture (Harvey Spencer Associates souligne que plus de 3 milliards de dollars sont dépensés annuellement uniquement en logiciels de capture aux USA). Mais les étapes d’extraction, de validation et d’action constituent le principal rôle de l’automatisation. Les fabricants et les fournisseurs de logiciels ont introduit des innovations qui:
  • Capturent des données à partir de plusieurs canaux: papier, réseau, courrier électronique, mobile, formulaires web, fax, vidéo, etc.
  • Augmentent la précision de l'extraction d'informations pour une productivité de validation améliorée
  • Automatisent le routage du document en fonction des métadonnées ou des balises attachées
  • Fournissent des approbations en agissant sur les règles programmées dans le système
  • Fournissent des analyses de processus et des rapports
Les applications à faible code et sans code facilitent et accélèrent la configuration et l’installation du flux de travail. Avec 35% des cadres qui ne sont pas satisfaits de la rapidité avec laquelle les services informatiques livrent leurs applications, ces types de nouvelles applications sont les bienvenus.
La fourniture de services d’application via le cloud a pris de l’ampleur et continue de se développer, rendant l’automatisation des flux de travail accessible à un nombre croissant d’entreprises. En plus des services fournis par les équipementiers et des fournisseurs renommés, certains services uniques émergent. Invisible, une entreprise qui se définit comme un créateur de «crowdsourcing», créera des processus automatisés pour pas cher. La société utilise un appel vidéo pour que le client montre à un représentant invisible le travail à automatiser. La solution capture ces instructions et crée des processus pour la génération de leads, la création de listes de prospects, le balisage de données, ...
 
 
Certaines des innovations les plus passionnantes et les plus discutées se produisent autour de:
 
RPA - Robotic Process Automation – Automatisation des processus robotiques
Automatiser ces tâches manuelles dans un processus consiste à coder des instructions ou des règles de traitement. 
Selon les estimations, d'ici 2021, plus de 4 millions de robots effectueront des tâches de bureau, d'administration et de vente.
 
AI - Artificial Intelligence – Intelligence Artificielle 
Ce qu'une machine ou un système sait après avoir été programmée avec ces instructions ou règles. Elle est dite intelligente car elle sait ce qu'elle est censée faire.
 
ML - Machine Learning - Apprentissage machine
La capacité d'une machine ou d'un système à apprendre à faire des prédictions ou des décisions basées sur des données basées sur des modèles statistiques à savoir des algorithmes.
 
NLP - Natural Language Programming - Programmation en langage naturel
La capacité d'une machine ou d'un système à comprendre les nuances du langage humain pour effectuer une action.
 
CI - Cognitive Intelligence - Intelligence cognitive
Capacité de la machine ou du système à «déterminer» la marche à suivre grâce à des algorithmes d'autoapprentissage utilisant l'extraction de données, la reconnaissance visuelle et le traitement du langage naturel.
 
 
L’avenir des logiciels, des applications et des services d’automatisation des processus est passionnant et les changements rapides. Il est important pour les clients et les professionnels de la vente de rester informés des changements et des tendances afin de s’assurer que les décisions d’aujourd’hui soient prises avec les informations les plus récentes et les plus pertinentes possibles, afin d’obtenir les meilleurs résultats pour demain.
 
Les travailleurs - Une nouvelle génération et des citoyens développeurs
 
Des innovations se produisent également dans la dynamique des personnes.
La nouvelle génération majoritaire sur les lieux de travail aujourd'hui est la génération du millénaire. Cette génération a grandi avec la technologie numérique et comprend comment la mettre à profit pour une utilisation innovante à des fins personnelles, de divertissement ou de travail. La gestion du changement de la main-d'œuvre est une partie importante de tout projet d'automatisation de processus mais la génération du millénaire sera normalement plus encline à adopter le changement numérique et même à innover pour l'améliorer. Une génération encore plus férue de technologie - la génération Z - commence déjà à entrer sur le marché du travail. Cette génération n'a jamais connu le monde sans Internet.
 
Les développeurs citoyens (autrefois appelés utilisateurs chevronnés) se trouvent dans les départements métier développant des applications qui améliorent ces processus métier. Avec l'informatique surchargée dans la gestion de processus métier de base plus importants, ces développeurs citoyens comblent le fossé en innovant et en utilisant de nouveaux outils open source, des plates-formes à code réduit et des services de cloud. Il s'agit d'une ressource importante pour les entreprises qui les aide à transformer la transformation numérique en tâche plus détaillée et les automatisations informatiques n'ont pas le temps de prendre en charge. Pour les professionnels de la vente, ces citoyens développeurs peuvent constituer une source de nouvelles opportunités de solutions et de services.
 
Envelopper
L’automatisation des processus d’entreprise est au cœur de la transformation numérique d’une entreprise afin de lui permettre de fournir une meilleure expérience client et d’améliorer sa productivité. Il est important de connaître les innovations qui ont eu lieu et continuent de se produire au sein de l'écosystème de ressources de flux de travail, qu'il s'agisse de matériel, de logiciels ou de personnel. Comprendre comment elles peuvent être utilisées et combinées pour réaliser l’automatisation des processus et les résultats de transformation numérique souhaités par les entreprises apportera le succès à la fois aux clients et aux professionnels de la vente qui les aident dans leur cheminement.
 
Source: WORKFLOW